Ook hier veranderen? Waarom dan?
“Ah, hier staat nog eens iets over de alumnivereniging” hoor ik U nu denken. En terecht, want de laatste tijd is het bijzonder rustig – althans naar de “buitenwereld” toe – rond VBI. “Intern” is het een heel ander verhaal, want sinds het voorjaar van 2012 wordt hard en grondig gewerkt aan een grondig vernieuwde alumnivereniging. Actueel en toekomstgericht, dynamisch en draaiend op “wat de alumnus wil”.
Sommige – nogal fundamentele – aanpassingen aan de vereniging waren meer dan aan de orde. Aanpassingen, zeg maar hervormingen, ten gevolge van zowel interne als externe factoren.
Het is een publiek geheim dat ook VBI, net als veel andere alumniverenigingen, te kampen heeft met een tanend ledenaantal. Jong afgestudeerden vinden geen aansluiting meer bij de alumnivereniging: de vraag naar alumniwerking is veranderd. De vraag is daarom niet afgenomen, maar het gevraagde product is wel anders dan dit wat de alumnivereniging pakweg tien of vijftien jaar geleden aanbood.
Tenslotte verandert ook de omgeving van de alumnivereniging: de faculteit vraag meer input van de vereniging over haar opleidingen en ook overkoepelende alumniorganisaties wijzigen hun beleid t.a.v. de alumnivereniging. Binnen KVIV is er een hele reorganisatie bezig door de samenwerking met VIK (de Vlaamse Ingenieurskamer – een beroepsvereniging voor industrieel ingenieurs) enerzijds en een (ingrijpende) verschuiving van accenten en werking naar IE-Net (het samengaan van het vroegere Technologisch Instituut van KVIV en een deel van VIK) anderzijds. Misschien betekent de evolutie binnen KVIV een herziening van het protocolakkoord. Dit is een afspraak uit de jaren ’70 tussen de alumniverenigingen en KVIV, die de inning van gezamenlijke ledenbijdragen voor die alumniverenigingen en KVIV bij de KVIV legt. Van deze bijdrage wordt dan een zeer klein aandeel doorgestort naar de alumnivereniging. Dit betekent concreet dat – in theorie – VBI geen eigen leden kan werven.
Ook bij Alumni Lovaniensis wordt er naarstig hervormd en, met steun van de KU Leuven, uitgebreid. De hervorming binnen Alumni Lovaniensis betekent dat de ledenbijdrage vanaf volgend jaar verhoogt. Voor elk VBI lid betaalt VBI jaarlijks immers een bedrag om ook lid te zijn van Alumni Lovaniensis. Eén en ander is qua financiën hier ook aan herziening toe: IE-Net, die de ledenwerving voor KVIV doet, maakt alle pas afgestudeerden “gratis” lid van KVIV en (conform het protocolakkoord) bijgevolg ook (gratis) lid van VBI, waar VBI echter wél bijdrage voor moet betalen voor Alumni Lovaniensis (blijkt niet correct en zal door AL gecorrigeerd worden). In theorie een mooi voorbeeldje van solidariteit (betalende leden verzorgen met hun lidgeld deels voor de opvang van pas afgestudeerden), moest het niet zijn dat ondertussen het aantal gratis leden van KVIV bijna even groot is dan het aantal betalende leden. Hoogste tijd voor een beetje interne audit…
Hoe en wat dan wel? De opstart van het project “VBI hervormen”.
In 2007 werd Jong.VBI opgericht, een aanvankelijk los groepje van een aantal alumni die samen wat organiseerden ‘voor en door alumni’. Samen met de VBI vriendenkring Vlaams-Brabant, de studentenkring LBK, de assistentengeleding (Fr)Actie van de faculteit en de faculteit zelf, organiseerden zij de eerste editie van de BIr.Dag, de “dag van de Leuvense Bio-ingenieur”. Binnen Jong.VBI groeide al snel de vraag om de alumnivereniging op te frissen en met de eerder beschreven harde feiten (gevoelige ledenaantallen en inkomsten, wijzigende vraag van alumni en faculteit, wijzigingen bij partner-organisaties) rekening te houden. In 2011 werd er, onder impuls van enkele Jong.VBI-ers, een online bevraging georganiseerd onder alumni. Deze zeer sobere enquête polste naar wat afgestudeerden de belangrijkste taken vonden van een alumnivereniging. Meer dan 450 respondenten vulden deze enquête in en met de interpretatie van die resultaten was de eerste, belangrijke, stap gezet naar een hervormd VBI. Zowel de toenmalig voorzitter en secretaris van VBI, als ook het sinds september 2011 geïnstalleerde nieuwe faculteitsbestuur vroeg Jong.VBI nu “echt werk te maken van die hervormingen”.
Plannen smeden: een nieuwe Raad van Bestuur en de VBI Whitepaper.
Er werd besloten een klein actiecomité op te richten die de hervormingen voorbereidt, de mogelijke beleidspistes onderzoekt, ideeën ronselt. Een ‘taskforce’, gestuurd en gesteund door een Raad Van Bestuur, samengesteld uit vrijwilligers die de hervorming genegen zijn en vol engagement input en feedback kunnen wen willen geven. Dit kleine team bestaat uit Jong.VBI voorzitter prof. Christophe Courtin en twee Jong.VBI collega’s Karolien Decamps en Steven Meeus. In de Raad van Bestuur zetelen Herman Herterijck, tevens lid van de facultaire senaat, Marleen Suckers, medewerker van de facultaire Dienst Externe Relaties, prof. em. Robert Schoonheydt, Clem Verheyden en Dirk Fremout, bestuursleden uit de “oude” Raad van Bestuur (Clem is tevens ook actief bestuurslid van VBI Limburg), Sven Arnouts, Tom Goessens, Stefan Ruyters, Anne-Marie Vangeenberghe, Eline Lebbe, Isabelle François en Joke Putseys, allen bio-ingenieur alumnus en Anke Van den Bergh en Lennart Hermans , studenten en respectievelijk oud- en huidig preses van De Landbouwkring. Op de eerste bijeenkomst van deze Raad van Bestuur werden Christophe, Karolien en Steven aangesteld als respectievelijk voorzitter en ondervoorzitters van VBI. De Faculteit besloot ook de voorzitter van VBI lid te maken van de Facultaire Senaat.
De “taskforce” vergadert minstens wekelijks (soms meer) en schrijft naarstig aan een document dat de basisprincipes van de alumnivereniging (wie zijn we, voor wie zijn we, wat doen we) moet samenvatten. Dit document (de “White paper”) zal aan de basis liggen van alle hervormingen (inhoudelijk, praktisch,…) en de koers bepalen die VBI in de toekomst zal varen. Alle werkzaamheden van het actiecomité worden op regelmatige basis voorgelegd aan de Raad van Bestuur, die er tijdens en na grondige discussies gegronde en zeer waardevolle feedback op geeft.
Tegen wanneer? Nieuw academiejaar = nieuwe alumniorganisatie.
De White paper zal klaar zijn in het voorjaar van 2013 om dan voor te stellen aan alle “stakeholders” (Faculteit, Studentenkring, zusterorganisaties,..). Het is de bedoeling om voor de promotie van het academiejaar 2012-2013 er te staan met een helder beeld van de vernieuwde organisatie – welke dan bij de start van het nieuwe academiejaar 2013-2014 operationeel moet zijn. Om dit te realiseren, zijn simultaan met het uitschrijven van deze White paper alvast enkele hervormingen gestart – onder het wakend oog van de Raad van Bestuur.
En hoe zou VBI er dan juist uit moeten zien? De Paraplu en haar Vier Pijlers.
Het doel van de alumnivereniging:Gebaseerd op de resultaten van de bevraging in 2011, zal de White paper op lijsten wat, volgens haar leden en Raad van Bestuur, de “doelstellingen” zijn van de alumniorganisatie.
In het kort kunnen deze alvast worden samengevat als (1) informatie van, over en naar de bio-ingenieur van Leuven in al zijn aspecten en (2) het ondersteunen en stimuleren van communicatietussen de bio-ingenieurs van Leuven onderling en de bio-ingenieurs van Leuven en hun omgeving in al zijn aspecten. Tenslotte zijn ook het (3) bewaken van de kritische blikvan de bio-ingenieur van Leuven door vorming, informatie en communicatie, het (4) blijvend profilerenvan de bio-ingenieur van Leuven in een steeds complexer en globaler wordend (onderwijs)-landschap en het (5) organiseren en onderhouden van een sociaal en professioneel netwerkvan alumni belangrijke doelstellingen.
Vanzelfsprekend overlappen de doelstellingen soms en zullen er prioriteiten gesteld moeten worden (voorlopig in de volgorde zoals hierboven vermeld), maar de Raad van Bestuur is van mening dat deze vijf doelstellingen de lading “wat heeft de alumnivereniging als doel?” goed dekt.
Het doelpubliek van de alumnivereniging:hier zijn we heel duidelijk. Het publiek van VBI zijn alle alumni van de Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen van de KU Leuven – en deze alumni omschrijft VBI als “iedereen die een opleiding volgde aan de FBIW” – Bachelor en/of Master. Dit zullen voor het grote merendeel mensen zijn met de (beroeps)titel van Bio-ingenieur (of alle vroegere varianten daarvan), maar het zijn ook mensen die (al) het bachelordiploma Bio-ingenieurswetenschappen op zak hebben (dus b.v. studenten in een masteropleiding) of mensen met een ander diploma behaald aan deze faculteit dat echter geen bio-ingenieurstitel inhoudt. Hier verschilt VBI met bijvoorbeeld KVIV dat op dit moment enkel Ir of Ing titelhouders als leden heeft.
De structuur van de alumnivereniging: de Paraplu. Waar vroeger VBI functioneerde als een overkoepelende organisatie waar onder de provinciale vriendenkringen ressorteerden, wil men dit principe nog verder uitbouwen. VBI moet een organisatie worden die zelf slechts een klein aantal activiteiten organiseert, maar des te meer optreedt als voedingsbodem voor fora, geledingen, vriendenkringen en initiatieven. Willen bio-ingenieurs van Leuven zich “verenigen” rond een bepaald thema, of door een bepaalde gemeenschappelijke basis (bijvoorbeeld een beroep of een geografisch feit), dan zal VBI dit stimuleren en ondersteunen. Dit kan als een langdurig of intensief project (b.v. een vriendenkring), maar evengoed een ad hoc en tijdelijk initiatief
zijn. VBI vormt een koepel, een paraplu, waaronder alle bio-ingenieur-alumni zich verenigen – op welke manier dan ook.
De kernactiviteiten van de alumnivereniging:Deze “TO DOs” kunnen worden samengevat als
– Het uitbouwen en onderhouden van een goed functionerend informatie- en communicatienetwerk: een degelijke en goed werkende website, een belangrijke bijdrage aan het tijdschrift Bio-ingenieus, een regelmatige elektronische nieuwsbrief en uitgebreide sociale media zijn enkele voorbeelden (en prioriteiten) hiervan.
– Het organiseren van een beperkt aantal activiteiten voor al haar leden. Het gros van de “actie” zal georganiseerd worden door de werkgroepen, geledingen, fora die onder “de paraplu” actief zijn, maar een paar keer per jaar zal ook de koepelorganisatie op de voorgrond treden met een activiteit. Elke twee of drie jaar een BIr.Dag bijvoorbeeld, maar ook nog andere activiteiten.
– Het deelnemen aan de organisatie van talrijke activiteiten die met (of voornamelijk door) zuster- of dochterorganisaties getrokken worden.
– Het vertegenwoordigen van alle alumni van de faculteit in Leuven in andere organisaties, raden en organen binnen de faculteit, het beroepenveld en een ruimere maatschappelijke context.
En wat moet daarvoor juist hervormd worden?
De hervorming bestaat uit vier “luiken”. Sommigen daarvan moeten nog verder bediscussieerd en dan uitgevoerd worden, anderen zijn al in volle actie. In het kort komt het er op neer dat (1) de structuur van de organisatie zal worden aangepast (tot die “paraplu”) en dat (2) er daardoor ook een herziening komt van de interne structuren en werking (bestuursorganen, lidmaatschap, samenwerkingsverbanden,…). Verder zal ook (3) de verpakking (imago, logo,…) opgefrist worden en (4) zal VBI steviger verankerd worden in de Faculteit Bio-ingenieurs-wetenschappen van de KU Leuven en de Landbouwkring. De Raad van Bestuur heeft zich al bezonnen over het eventueel aanpassen van de naam “VBI” (Vereniging van Bio-ingenieurs van de KU Leuven), maar wil deze naam voorlopig behouden.
Met deze hervormingen hoopt de Raad van Bestuur van VBI de bio-ingenieurs van Leuven terug (of nog meer) op de kaart van het alumnilandschap te plaatsen en de organisatie voldoende verankering, draag- en veerkracht te geven zodat ze als moderne en functionele organisatie weer ettelijke jaren mee kan.
Tot zover! Als U tot hier bent geraakt in dit alvast lijvige verslag, bent U ongetwijfeld een geïnteresseerd en gemotiveerd bio-ingenieur (al dan niet in wording).
Zelf iets te aan toe te voegen? GRAAG! Aarzel niet om eventuele ideeën, commentaren, vragen, “like’s”, “+1’s” (of het tegenovergestelde daarvan) aan het actiecomité te bezorgen. Hoe meer input, hoe beter zij hun werk kunnen doen. E-mail adressen kan je hieronder vinden.
Hou dit tijdschrift en de andere gebruikelijke informatiekanalen in het oog, want zeer spoedig hoort en leest U meer over VBI.
En dan leest U misschien ook waarom die Korenbloem plots te pas en te onpas overal opduikt.